ELECTRONIC ARCHIV

ما هي مراحل الأرشفة الإلكترونية ؟

مراحل الأرشفة الإلكترونية

تنقسم مراحل الأرشفة الإلكترونية إلى مرحلتين أساسيتين: الأولى تخطيطية والثانية تنفيذية.

* مرحل التخطيط للأرشفة الإلكترونية:

- مرحلة الدراسة والمسح : وتتمثل في حصر الوثائق المزمع رقمنتها، وتحديد كميتها وأشكالها وأنواعها التي تختلف حسب اللون / الحجم / الجودة الورقية / ..الخ

- مرحلة التحليل: وتتمثل في تحديدي الأولويات لتحويل الوثائق من الورقية إلى الإلكترونية، وإعداد قوائم تتضمن البيانات الأساسية للوثائق كتحديد أماكنها وعناوين تواجدها وحفظها، ودرجة نشاطها..الخ وهو بمثابة الجرد الشامل للوثائق

* مرحلة بناء الخطة:

وتتمثل في وضع خطة لحفظ الوثائق أي قواعد لمدد استبقائها أي مدة حفظها وتاريخ وتقرير مصيرها النهائي وتحديد تاريخ إتلافها أو ترحيلها ...الخ، وكذلك تحديد نظام لتصنيف الوثائق أي بإسناد رموز تصنيفية لها ومكنز يحتوي على مصطلحات موحدة ككلمات مفاتيحية لاستعمالها عند البحث واسترجاع الوثيقة

* مرحلة اختيار البرمجيات:

وتشمل التجهيزات الآلية والبرمجيات المختصة في التصرف الإلكتروني في الوثائق والمنظومات وقواعد البيانات اللازمة ووضع الحقول المناسبة واختيار أدوات البحث و إعداد التقارير المطلوبة...الخ

* مرحلة إعداد قواعد البيانات:

وتتمثل في إعداد قواعد للبيانات التي ستتضمنها حفظ ومعالجة الوثائقية الإلكترونية

- المراحل التنفيذية للأرشفة الإلكترونية:

- مرحلة تحضير الوثائق الورقية من أماكن حفظها أو تواجدها إلى المكان المخصص لتنفيذ المشروع، وتجميعها حسب تصنيف محدد ( الشكل / اللون / الحجم / ...الخ ) بمختلف بياناتها التوثيقية ومستنداتها، واستبعاد الوثائق المكررة منها والتي لا يصلح تكرار رقمنها،
- تصوير أو نسخ الوثائق القديمة التي يصعب رقمنتها مباشرة أو التي لا تتضمن وضوح في جوانب منها لمعالجتها وتوضيحها عبر منظومات مختصة ( Photoshop / … (
- إزالة الدبابيس التي تتضمنها الوثائق المراد رقمنتها
- فصل الوثائق إلى مجموعات حسب الحجم / اللون / الوجه..الخ
- وضع علامات على الوثائق لتمييزها وتسهيل إرجاعها بعد نهاية المشروع
- ترميز الوثائق المعدة للرقمنة حسب نظام تصنيف لها معد مسبقا

• مرحلة التصوير الضوئي ( الرقمنة )

تتم مرحلة الرقمنة عبر ماسح ضوئي Scanner وعبر منظومة مختصة حيث يتم تحديد تقنيات مثل الضوء واللون والجودة ..الخ وذلك لتحويل الوثيقة من ورقة على صورة مرقمنة ، وتخزن الصورة لمرقمنة على أجهزة آلية ونظام تصرف إلكتروني متكامل ومندمج ليتم معالجتها.

• مرحلة مراقبة الجودة

هي مرحلة تتم بالتوازي مع التصوير الضوئي حيث يتم تدقيق الجودة للوثائق المرقمنة ومقارنتها بالوثيقة الأصلية لتحديد النقائص سواء في المحتوى أو في جودة التصوير. وإذا ما تم ملاحظة نقص يتم إعادة التصوير

• مرحلة الفهرسة والتكشيف

هي مرحلة تتعلق بإدخال البيانات للوثائق المرقمنة عبر قاعدة البيانات المنجزة وهي عملية فهرسة مادية ووصفية وتكشيف للوثائق. ويتم الاعتماد على مواصفات محددة للغرض، أو بالاعتماد على منظومات مختصة ( برمجيات ) ويمكن أن تكون عبر الرمز المشفر Bar codes وبالتالي ربط الوثيقة مع البيانات المتعلقة بها. كما يتم اتخاذ تقنية الربط الفائق Lien Hypertext لربط الوثائق بغيرها من الملفات الأخرى وتوزيعها للعمل والبحث

• مرحلة إعادة الوثائق إلى أصولها:

وتتمثل هذه العملية في إعادة الملفات والوثائق التي كانت في طور التصوير الضوئي إلى بعضها وإلى أصولها التي كانت عليها قبل الرقمنة، وذلك بإعادة تدبيسها بعد فكها من بعضها

• مرحلة الحفظ والخزن:

تتم مرحلة حفظ وخزن الوثائق في وسائط ودعائم مختلفة منها ذاكرة الحاسوب نفسه، ومنها الأقراص الممغنطة والمدمجة وكذلك في النظم المركزية وهي طريقة الحفظ الاحتياطي.

مختلف الصور في الأرشفة الإلكترونية

أين يمكن أن نحتفظ بأرشفة الملفات ؟

أين يمكن أن نحتفظ بأرشفة الملفات؟

1- Hard Drivers أو محركات الأقراص الصلبة:

تُعتبر من أكثر الأدوات استخداماً لأرشفة الملفات، وهي مشهورة جداً وسعرها مُناسب جداً أيضاً، يمكنك الاحتفاظ بقدر هائل من الملفات والبيانات التي تريد أرشفتها لفترة طويلة جداً وحسب سعة القرص الصلب الذي تستخدمه.

2- الفلاشاتUSB:

والتي يُطلق عليها أقراص USB المحمولة، تُعتبر الوسيلة الثانية بعد الأقراص الصلبة، من حيث المدة التي يمكن أرشفة الملفات وحفظها بها، بحيث لا يمكن أن تضمن لك بقاء الملفات بعد 10 سنوات على سبيل المثال كما هو الحال مضمون في الأقراص الصلبة، ولعل سبب مقنع يمكن أن يُفقدك بياناتك وملفاتك المُؤرشفة عليها، وهو: عدم بقاء هذا النوع بعد فترة زمنية طويلة أو انقراضه، وبالتالي لايمكن أن تقوم بتشغيله أو وصله على أي جهاز لاختلاف مداخل الجهاز تزامناً مع تطور الأجهزة ووسائل التخزين.

ويوجد منها عدة أنواع ومساحات تخزينية، ويوجد أيضاً بطاقات الذاكرة التي يمكن الحفظ عليها أيضاً، ولكن لا تُعتبرآمنة جداً.

لذلك إذا كنت من الأشخاص الذين لديهم الكثير من الملفات على مدى سنوات في العمل أو الدراسة ولا تريد أن تفقدهم لأي سبب، فإن طريقة أرشفة الملفات على أقراص صلبة خارجية، والتشييك عليها بين الحين والآخر والإضافة عليها والحذف منها، هي أضمن وسيلة لملفاتك بأن تكون في مأمن، ولكن يجب أن تعرف أنه يجب أن تقوم بحفظ هذه الأقراص الصلبة في مكان بارد وجاف بعيداً عن الحرارة والرطوبة حتى لا تتلف وبالتالي تفقد ما بها.

أهم ما تصدو اليه الأرشفة الإلكترونية من مميزات و سلبيات

تُعد الأرشفة الألكترونية من الأساليب الحديثة في نظم المعلومات والأتصالات والتي احدثت انقلاباً جذرياً على المفهوم التقليدي القديم للوثائق الورقية وآلية حفظها وأرشفتها وتداولها . حيثشهد العقد الأخير من القرن العشرين تطورات عميقة وشاملة في

مجال التكنولوجيا المعلوماتية ، ذلك أن التطورات الحديثة عبر الشبكات أتاحت الفرصة لربط أجزاء العالم مما حتم على الكثير من المؤسسات والإدارات دخول عالم الإليكترونيات من أوسع أبوابه

من أجل البقاء وإيصال الرسالة للعالم أجمع ،واجراء العمليات والمهام بشكل أسرع، وشملت هذه التطورات جميع مجالات المكتبات والمعلومات بما في ذلك الأرشيف الذي مر بتطورات كثيرة من الصلصال إلى الورق وأخيراً إلى الإليكترونيوبالتالي فانهافرضت مفاهيم جديدة وتقنيات متقدمة في تطوير وتحسين وظيفة الأرشفة الورقية للمخاطبات والمراسلات والبيانات بكافة انواعها واصنافها مما دعاها الى استخدام الحاسوب بلغة تتبناها مايعرف بالارشفة الالكترونية والتي تحاكي المستفيد متخطيةً بذلك عاملي الجهد والزمن .

يعتبرالأرشيف وسيلة عملوأداة تسيير للمؤسسات على غرار الموارد الأخرى سواء أكانت بشرية أو مالية أوالمادية منها ؛ والتحكم في تسيير الأرشيف ينعكس إيجابياً على حسن التسيير للمؤسسات مهما كان مجال تخصصهاولايمكن الولوج في مفهوم الأرشفة الألكترونية قبل المرور بمحطة مهمة جداً وهي بمثابة المادة الأولية التي تدخل في صناعة الأرشفة وهي (الوثائق).

فيمكن تعريف الوثيقة بانها عبارة عن مادة تحمل على طياتها معلومات متفاوتة الأهمية سواء كانت هذه المادة ورقة او صورة او جدول او خريطة او شريط او غير ذلك .وقد تكون هذه الوثائق رسمية والتي تتضمن معلومات او بيانات صحيحة صادرة من مؤسسة حكومية او اهلية مسجلة في دوائر الدولة لا يمكن أن يتطرق اليها الشك مثل الشهادات والكتب والمذكرات والجوازات وغيرها والتي تعتبر دليل اثبات ومستمسك للشخص الذي يحمل تلك الوثيقة لأنها تكون مزودة ببعض الأرقام والأختام والتواقيع الثبوتية وهي الأكثر مداولة بين دوائر الدولة ،اما الوثائق الغير رسمية والتي عادة ً تكون غير مهمة وتفتقر الى تلك الأختام والتواقيع وتكون مداولتها بين الاشخاص وبشكل غير رسمي ولايعنى لها اهمية قانونية او رسمية .

فبعد هذا المرور السريع والبسيط على مفهوم الوثيقة نستطيع ان ندخل الى عالم الأرشفة اللألكترونية فالارشيف هو عبارة عن مجموعة الوثائق الأرشيفية المنظمة من خلال العمليات الفنية المتمثلة في الاقتناء والتصنيف أو الفهرسة بغية الحفاظ عليها وتيسير سبل الاستفادة منها عن طريق إعداد وسائل الإيجاد المناسبة وتقديم الخدمات للمستفيدين , أماالأرشفة (( archivingفهيعملية تخزين البيانات والمعلومات على وسيط إليكتروني لمدة طويلة الأجل لأهميتها وندرتها ، ولأسباب تاريخية وأمنية ، واسترجاعها وقت الضرورةأو هي عملية حفظ وتخزين الوثائق التي سوف تستعمل في البحث التاريخي، لأنها غير ذات فائدة جارية. ومن هنا نستطيع ان نعبر عن الارشفة الالكترونية بانهاآلية عمل متبعة تعمل على تحويل الوثائق الورقية بجميع اصنافها الى وثائق الكترونية تدخل ضمن تسمية (أرشفة) حيث يتم خزنها وارشفتها الكترونياً داخل نظام الحاسبة وتتم هذه العملية عن طريق جهاز المسح الضوئي(SCANER) حيث يقوم هذا الجهاز بتحويل الوثيقة الورقية الى الكترونية وبصيغ وامتدادات مختلفة مثل JPG ,TIF,PDFوان الاكثر استخداماً من بينها هوPDF (POTABLE DOCUMENT FORMAT) والذي يكون ذات مواصفات فنية وتقنية عالية تمتازبالامنية والرصانة المعتمدة من خلال صعوبة تزويرها والتلاعب بها وتعمد على توفير الخدمات في عرض الملف وتصفيحه وترقيمه دون اي تغيير في المعلومات وكذلك يمتاز هذا الملف pdfبسعته الخزنية القليلة اذا ما قورنت مع بقية الملفات الرقمية وامكانيته على استيعاب الوثائق الورقية ذات الصفحات المتعددة وتوحيدها وتوثيقها ضمن ملف الكتروني واحد في حين تعجز عن تحقيقه الاخرى .

ومع مخاطر تعرض الوثائق الورقية الى الضياع والتلف والفقدان والسرقة والحريق ومع التزايد المستمر في حجم المعلومات الورقية في جميع الدوائر الحكومية دعت الضرورة الى استخدام نظام الأرشفة الألكترونية لما فيه من فوائد تنعكس على العمل بشكل ايجابي ومتحضر والذي نستطيع من خلاله انشاء

قاعدة بيانات معلوماتية تضم جميع المعلومات الالكترونية المؤرشفة باستخدام برامج الفهرسة الالكترونية وامكانية البحث عن الملفات واستدعائها والأسترجاع السريع والمباشر لأي وثيقة او مستند وبطريقة سهلة وسلسة مستفيدين بذلك من الجهد والوقت اللذان ينصرمان اثناء البحث عن الوثيقة او المعلومة المطلوبة.

ونود هنا ان نتطرق الى الأستراتيجية التي تبنى عليها انظمة الفهرسة الألكترونية والتي تهدف الى ان تكون هناك ادارة بلا ورق من خلال التبادل الالكتروني للمعلومات والوثائق بين كافة دوائر ومؤسسات الدولة وحتى بين الاشخاص العاديين وصولاً وتماشياً الى تطبيق منهجية الحوكمة الألكترونية والتي باتت من الشائعات الأكثر استخداماً في البلدان الأجنبية والعربية المتقدمة حيث من السهولة للشخص ان يتابع ويراقب عملية سير المعاملة او القضية التي تخصه والمتواجدة في دوائر الدولة الحكومية وهو جالس في مكانه مستثمراً بذلك الجهد والكلفة اللذان يبذلهماللوصول الى الدائرة المعنية والسؤال عنها .

ويمكن تحديد اهم ماتصبو اليه الأرشفة الألكترونية من مميزات بالتالي:

1- توفير المساحات المكتبية التي تستهلك وتستغل في تخزين الوثائق والملفات الورقية .

2- توفير نسخة احتياطية من الوثائق في حالة تعرض الوثائق الاصلية لأي تلف نتيجة تعرضها للعوامل البيئية والجوية المختلفة او الحرائق او السرقة او الضياع اوغيرها حيث ننصح بان تكون النسخ الاضافية (الالكترونية ) بعيدة عن الموقع الذي توجد فيه النسخة الأصلية تلافياً للحالات التي تم ذكرها آنفاً.

3- سهولة استرجاع واستدعاء الوثائق والملفات المطلوبة باستخدام طرق ووسائل برمجية متعددة البحث مع الامكانية المتطورة في عملية البحث .

4- سهولة التبادل للوثائق والمعلومات بين داخل وخارج مؤسسات الشركة بعيدا عن حملها وتعرضها للسرقة والفقدان والتلف .

5- يمكن استخدام برامج الكترونية تتيح للاشخاص الأطلاع على الوثائق والمعلومات لأكثر من شخص وبنفس الوقت كما هو الحال في المكتبة الألكترونية (قيد الأنشاء ) المستخدمة في قسم المعلومات .

6- امكانية الحذف والأضافة للوثائق المتكررة والمفقودة .

7- التقليل من التكاليف في الورق والجهد والوقت في عمليات الطباعة والاستنساخ اثناء تداولها .

8- توحيد المعايير فيالتعامل مع الوثائق وذلكبالربط بين المعلومات في أكثر من قاعدة معلومات سواء داخلالمؤسسة الأم أو خارجها.

9- الرفع من أداءالمؤسسات الحكومية وكذلك مؤسسات القطاع الخاص والتقليل من الأخطاء ومخالفة الأنظمة.

اما سلبيات الارشفة الالكترونية فيمكن تحديدها بالتالي:-

1- التطورالسريع لبرامج الأرشفة ووسائط الأرشيف الإليكتروني والتي لا يمكن ملاحقتها ، مما يؤكد على ضرورة إيجاد سياسة واضحة لإدارته وتوفير وسائط وأجهزة لاسترجاعه.

2- أمكانية تعرض المواد الأرشيفية للسرقة والتلاعب والتحريف.

3- يتطلب تكاليف كثيرة تحتاجها الأجهزة والعاملين في إعداد ملفات الأرشيف وتطويرها ومتابعتها من حين إلى آخر لتحديثها.

4- أن تعرض جهاز الكمبيوتر لأي حادث مثل الأعطال أو الصدمات الكهربائية قد يؤثر على البيانات المحفوظة في هذا الأرشيف كليا أو جزئيا مما يكون له تأثير بالغ على العمل في المكتب بشكل كلي.

إضافة الى لما تقدم نود التطرق الى المراحل التي من خلالها يتم تحويل الوثيقة الورقية الى الكترونية فالمرحلة الاولى هي تهيئة الوثائق واعدادها اعداداً تنظيمياً تؤهلها الى الدخول في المرحلة الثانية وهي مرحلة المسح الضوئي (scan) وكما نعلم ان الوثائق تتميز بصفة العمر فهناك من هي ذات عمر قديم جداً وبالية يتصف بالهرم ووثائق متوسطة العمر ومنها حديثة وبعمر جديد فالاخيرة لا تواجه مشكلة عند دخولها

في مرحلة المسح الضوئي والتي تتم بواسطة اجهزة الماسح الضوئي وتحويلها الى ملفات ووثائق الكترونية وبصيغ مختلفة تم ذكرها آنفاً , اما الوثائق القديمة والتي نطلق عليها الهرمة اذا صح التعبير فهناك صعوبات تواجة الشخص الذي يعمل على الجهاز وكذلك الجهاز نفسه اثناء عملية المسح الضوئي لها كتمزق الورقة او جزء منها او عدم وضوحها بالمستوى المطلوب او وجود بقايا من الورق في الجهاز اثناء عملية السحب مما يعيق عمل الجهاز بصورة صحيحة , وبعد تلك المرحلة تبدأ مرحلة الخزن والحفظ والارشفة الالكترونية داخل جهاز الحاسبة والافضل حفظها في هارد خارجي تحسباً لتلفها داخل الحاسبة عند تعرضها للفايروسات او ماشاكل .

ولابأس بأن نوضح سرية وأمن المعلومات من حيث اهميتها فلا بد ان يكون الشخص الذي يتعامل مع البيانات والمعلومات يكون عارفاً وملماً بطبيعة وسرية المعلومات ومن ثم تداولها مع الجهات الطالبة لتلك المعلومات ولأجل الحفاظ على الوثائق والمعلومات المؤرشفة الكترونياً من المتطفلين والعابثين لا بد من توفرحماية(Security) للحاسبات والانظمة من خلال تحديد كلمة سر (Password) تمنح للمخولين وتكون ضمن مواصفات امنية عالية يصعب معرفتها كأن تكون رموز وارقام وغيرها ويجب ان تكون الحاسبات محمية من الفايروسات من خلال تنصيب برامج مضادة للفايروسات (Anti-Virus) وكما اسلفنا ان تحفظ المعلومات (النسخ الاضافية ) في مكان اخر بعيداً عن المكان الذي تتم فيه عملية الارشفة والحفظ وان تتوفر خزانات حديدية امنية كالقاصات مثلا توضع فيها المعلومات المؤرشفة الكترونياً كأن تكون على شكل هارد خارجي او اقراص صلبة او فلاش اوغيرها .

خير مثال على تطبيق نظام الأرشفة الإليكترونية هو ما موجود في شعبة الانظمة والحوكمة الالكترونية في قسم تكنولوجيا المعلومات التـــــــابع للهيأة الهندسية  ، فقد تم تحويل ما يقارب مئات المستندات الورقية الى الكترونية ! 

وفي الختام نقترح بان يكون لنظام الارشفة الالكترونية محط اهتمام من قبل مسؤولي شركة نفط ميسان الامكانية في دعم النظام وتطوير الكادر العامل فية لما يقدمة من خدمة جبارة في خزن الوثائق .. 

نظام المعلومات

تطور التكنولوجيا دخل العالم سباقاً في مجال تطور المستويات الاقتصاديّة، والسياسيّة، والاجتماعيّة، وما زاد من سرعة هذا السباق عصر العولمة وتطور التكنولوجيا، فاعتمدت الدول على المعلوماتية كمادة أولية للتطورعلى الصعيد الداخلي والخارجي، فأخذت تبرع وتتنافس على وضع الأفكار، والاستراتيجيات، والخطط التي تزيد قوتها على كافة الصعد اعتماداً على التكنولوجيا، ومع زيادة تدفق البيانات والمعلومات احتاجت المؤسسات إلى تطوير أنظمة خاصة تسهّل عليها عملية التعامل مع هذه البيانات، فما هي أنظمة المعلومات؟

 مفهوم نظام المعلومات نظام المعلومات هو عبارة عن مجموعة الخطوات والإجراءات التي تتبع لتشغيل نظاماً لمعالجة البيانات لغاية توفير، وتوليد، وجمع، وتنظيم، وتخزين، واسترجاع المعلومات في مؤسسة ما أو أية جهة في المجتمع حول أنشطة أو ظروف خاصة، ويتم ذلك باستخدام مجموعة من المستلزمات، والموارد، والنظم، والأساليب الفنيّة.

إقرأ المزيد على موضوع.كوم: https://mawdoo3.com/%D9%85%D9%81%D9%87%D9%88%D9%85_%D9%86%D8%B8%D8%A7%D9%85_%D8%A7%D9%84%D9%85%D8%B9%D9%84%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%AA

الأرشفة الإلكترونية

تعريف الأرشفة الإلكترونية

يمكن تعريف الأرشفة الإلكترونية بأنها تلك العملية المنبثقة عن علم الحوسبة، وهي عملية يتم من خلالها الاستعانة تقسيم المعلومات وتصنيفها على شكل جداول يتخللها حقول وصفوف وأعمدة ضمن نطاق دراسة محدد مختص بتقنيات المعلومات الحديثة، وتعتمد عملية الأرشفة الإلكترونية على البرمجيات والحاسبات والمكونات المادية والمنطقية لِتتمَّ على أكمل وجه، كما تتطلب ضرورة وجود تقنيات الاتصالات وملحقاتها لضمان إتمام الوظائف والمهام كافة التي كانت تؤديها الأرشفة التقليدية، وتهدف هذه العملية إلى توسيع رقعة التحكّم بالوثائق وإدارتها وتحسين طرق إدارتها بالاعتماد على التنظيم المعلوماتي، ولا بدّ من توفّر ثلاث وحدات رئيسة فيه ليتسم بالكفاءة والفاعلية؛ وهي: وحدة إدارة النظام المتمثلة بتوفير الحماية والأمان، ووحدة العمل ووحدة التقارير.